Sezionali per sede. Una numerazione per ogni centro medico, e ogni segreteria vede solo le fatture del suo

Una ginecologa che riceve il lunedì in un centro e il giovedì in un altro ha un problema che i gestionali di solito ignorano: due segreterie, due centri che vogliono «i loro» numeri, un commercialista che vuole registri separati, e nessuna voglia che la segreteria del centro A legga gli incassi del centro B. Da oggi Sanovia lo risolve con una regola sola: ogni documento fiscale appartiene a una sede, e la sede può avere la sua numerazione.

Questa guida dice cosa cambia per te professionista, per la tua segreteria, per la struttura di cui fai parte e per il commercialista. Per il flusso di emissione in sé (tipo di fattura, Sistema TS, SdI, correzioni) c'è la guida Le fatture in Sanovia, schermata per schermata.

Le schermate vengono da un account di prova, con nomi e dati inventati.

In breve

• Ogni fattura, ricevuta, nota di credito e preventivo ha una sede. Viene dalla visita, oppure la scegli nel campo «Sede» quando emetti a mano.
• Ogni sede può avere la sua serie (facoltativa): le fatture emesse lì diventano 1/A, 2/A… con un registro indipendente dalle altre sedi.
• Chi vede cosa segue la sede. Una segreteria con accesso a una sola sede vede, emette e scarica solo i documenti di quella sede. Una struttura vede i tuoi documenti solo per le sue sedi.
• Il commercialista trova il filtro «Sede» nel registro e la colonna «sede» nel CSV, quindi può tenere un registro per centro senza che tu faccia nulla di più.

Per il professionista

1. Le sedi

Tutto parte dalle sedi in Sedi (menu del tuo account). Se ricevi in due centri, crea una sede per centro, con indirizzo e orari. Le visite prenotate in una sede portano con sé quella sede, e lo stesso faranno le fatture di quelle visite.

Se un centro è una struttura che usa Sanovia e tu fai parte del suo elenco, è la struttura a creare la tua sede dentro i suoi indirizzi: quella sede risulta «collegata» alla struttura. Il tuo studio privato resta una sede tua, non collegata a nessuno.

2. Una serie per sede

In Profilo → Pagamenti, nel riquadro del profilo fiscale, c'è la sezione «Numerazione per sede». Elenca le tue sedi; accanto a ognuna puoi scrivere una serie (per esempio `A`, `B`) e, finché quella serie non ha ancora documenti nell'anno, il «Prossimo n.» da cui partire.

Regole, tutte controllate da Sanovia prima di salvare:

• Vuoto significa numerazione principale: la sede continua a usare la serie e il contatore che usi già. Puoi dare una serie a una sede sola e lasciare le altre sulla principale.
• La serie di una sede non può essere uguale alla serie dei preventivi, alla serie delle fatture elettroniche B2B né ad `AF`, che è riservata alle autofatture. Se ci provi, Sanovia rifiuta e ti dice perché.
• Il «Prossimo n.» si può cambiare solo finché quella serie è vuota nell'anno. Dopo la prima fattura, il contatore è bloccato: un numero consumato non si riusa.
• Una sede disattivata continua a numerare le ricevute delle visite che aveva: la numerazione segue la proprietà della sede, non il suo stato.

Il risultato lo vedi subito: una ricevuta a «Poliambulatorio Borgo» con serie B diventa 1/B, la successiva nello studio principale resta 3/S, e la nota di credito della 1/B sarà 2/B. Il numero promesso compare prima di emettere, sia nella finestra della visita («Questa sarà la fattura n. 1/B») sia nel modulo della fattura manuale.

3. La sede di ogni documento

• Ricevuta di una visita: la sede è quella della visita. Non devi scegliere nulla.
• Fattura manuale, preventivo, fattura a committente: nel modulo compare il campo «Sede», con la sede principale già selezionata. Il campo si vede solo se hai più di una sede. Se la fattura manuale riguarda una visita, la sede deve essere quella della visita.
• Nota di credito: eredita sede e serie della fattura che annulla.
• Preventivo convertito in fattura: la fattura prende la sede del preventivo.
• Fatture elettroniche B2B e PA: tengono il loro sezionale. La sede resta come etichetta per il filtro e il CSV.

4. Il registro

In Fiscale → Fatture ogni riga mostra la sua sede, e quando nel periodo ci sono documenti di più sedi compare il filtro «Sede». L'export CSV ha una colonna `sede` in fondo, dopo tutte quelle che il commercialista già conosce: niente si sposta, si aggiunge solo.

5. Dare alla segreteria una sede sola

È il punto che risolve il problema della ginecologa. In Profilo → Staff, quando inviti una collaboratrice (o modifichi una esistente), trovi «Sedi assegnate»: togli «Accesso a tutte le sedi» e lascia solo la sua. Da quel momento quella persona vede, emette e scarica solo i documenti della sua sede, e con la serie di sede attiva vede solo i numeri di quella serie. La segreteria del centro A non sa quante fatture hai fatto nel centro B.

Funziona anche quando il centro è una struttura su Sanovia: la segreteria di quel centro può essere invitata da te come collaboratrice con accesso alla sola sede collegata, e lo stesso account le serve per gli altri professionisti che la invitano.

Un commercialista ci ha chiesto se si può limitare l'operatività della segretaria a un singolo registro sezionale. La risposta è sì, ed è esattamente questo meccanismo: il sezionale è della sede, la segretaria è assegnata alla sede, quindi una segretaria con accesso alla sola sede B lavora solo nel registro B. Vede i numeri 1/B, 2/B…, ogni documento che emette prende la serie B, e se prova a emettere in un'altra sede Sanovia risponde «Non hai accesso a questa sede». Non c'è un'impostazione a parte da ricordare: assegnare la sede è assegnare il registro.

Per la segreteria

Se il professionista ti ha dato accesso a una sede sola:

• Fiscale elenca solo i documenti della tua sede. Il CSV che scarichi contiene solo quelli. Il PDF di un documento di un'altra sede non si apre.
• «Emetti fattura» non ti chiede la sede: è la tua. Con più sedi assegnate compare il campo «Sede» e devi sceglierne una, altrimenti Sanovia risponde «Scegli la sede del documento». Se indichi una sede che non è tua: «Non hai accesso a questa sede».
• Preventivi segue la stessa regola: vedi e apri solo quelli della tua sede.
• Un documento senza sede, per esempio una fattura manuale vecchia senza visita, resta visibile: è una scelta prudente, meglio una riga in più che una riga mancante nel registro.

Se lavori per una struttura, vedi i documenti di ogni professionista dell'elenco solo per le sedi della struttura, anche se il tuo account non ha limiti di sede.

Per la struttura

• Il registro della struttura mostra le fatture che un professionista emette a nome proprio solo per le sedi collegate alla struttura. Una fattura emessa nel suo studio privato non compare nel registro, nel CSV né nei PDF. I documenti emessi a nome della struttura si vedono sempre.
• «Emetti fattura» per conto di un professionista ha il campo «Sede», limitato alle sedi collegate alla struttura; con una sola, viene scelta da sola.
• Numerazione per sede della struttura. In Impostazioni → Pagamenti, nel profilo fiscale della struttura, la stessa sezione «Numerazione per sede» dà una serie a ogni indirizzo della struttura, per i documenti emessi a nome della struttura.
• La scheda fiscale che gestisci per un professionista elenca solo le sue sedi collegate alla struttura. Le sue sedi private, con la loro eventuale serie, restano sue e non le vedi.
• La segreteria della struttura vede i documenti dei professionisti solo per le sedi della struttura, qualunque sia il suo accesso alle sedi.

Un professionista che fa parte di due strutture Sanovia nello stesso momento non è previsto: la parte fiscale si copre con le sedi e con gli inviti alla segreteria descritti sopra, calendario e pazienti dentro la seconda struttura no.

Per il commercialista

• Il CSV del registro ha la colonna `sede` in fondo. Il pacchetto mensile che scarichi dallo studio (il ZIP con `registro-fatture.csv`) la contiene già.
• Se il cliente ti ha collegato con un account, nel suo registro hai il filtro «Sede» e vedi i numeri di ogni serie.
• La scelta se usare un sezionale per sede resta tua e del cliente: Sanovia la rende possibile, non la impone. Sui preventivi e sulle fatture elettroniche B2B nulla cambia.

Per collegarti a un cliente o portare lo studio su Sanovia ci sono le guide Collega il tuo commercialista in un minuto e Lo studio commercialista su Sanovia.

Cosa controllare prima di partire

1. Le sedi esistono e le visite sono prenotate nella sede giusta: la sede della ricevuta viene da lì.
2. La serie di ogni sede è decisa con il commercialista e scritta prima della prima fattura dell'anno in quella sede. Dopo, il contatore è bloccato.
3. Ogni segreteria ha in «Sedi assegnate» solo le sedi che deve vedere.
4. Se fai parte di una struttura, la tua sede in quel centro è quella creata dalla struttura: è il collegamento che decide cosa la struttura vede.

Se hai un dubbio mentre lo fai, l'assistente dentro Sanovia conosce tutte queste regole, ti dice dove sono i campi e cosa succede a ogni scelta. La numerazione, però, la scrivi tu: un numero consumato è definitivo, e nessun assistente lo cambia al posto tuo.