Termini e Condizioni

1. Definizioni e Ambito del Servizio

Sanovia è una piattaforma digitale di gestione dello studio medico e delle cartelle cliniche dei pazienti ("Servizio"). Il Servizio è fornito da SanoXvia LTD, società di diritto inglese registrata presso Companies House con Company Number 17345683, con sede legale in 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, Regno Unito ("Titolare" o "Noi").

Rappresentante nell'Unione Europea ai sensi dell'Art. 27 GDPR: Data Protection Representative Limited ("DataRep"), 77 Camden Street Lower, Dublino, D02 XE80, Irlanda. Il Rappresentante UE può essere contattato direttamente dagli interessati e dalle autorità di controllo per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati ai sensi del GDPR: email datarequest@datarep.com (indicando "Sanovia" nell'oggetto); modulo online www.datarep.com/data-request; posta: DataRep, Viale Giorgio Ribotta 11, Piano 1, 00144 Roma, Italia. Il rappresentante legale designato ai fini del Regolamento (UE) 2022/2065 (Digital Services Act) è indicato nella Sezione 12.

Il Servizio è destinato a professionisti sanitari (medici, osteopati, fisioterapisti) e ai loro pazienti. Sanovia è un sistema di gestione delle pratiche mediche e delle cartelle cliniche; NON è un dispositivo medico ai sensi del Regolamento (UE) 2017/745 (MDR) e NON fornisce supporto alla decisione clinica, diagnosi, raccomandazioni terapeutiche o monitoraggio di parametri fisiologici. Tutte le decisioni cliniche restano di esclusiva competenza e responsabilità del professionista sanitario.

2. Registrazione e Account

Per utilizzare il Servizio è necessario creare un account. Il Professionista sanitario si registra fornendo i propri dati professionali e sottoponendosi a un processo di verifica dell'identità e delle credenziali professionali. I Pazienti possono registrarsi su invito del proprio professionista sanitario o tramite il sistema di prenotazione pubblica.

L'utente è responsabile della sicurezza delle proprie credenziali di accesso. È vietato condividere le credenziali con terzi. L'utente deve notificare immediatamente qualsiasi accesso non autorizzato al proprio account.

3. Obblighi del Professionista Sanitario

Il Professionista sanitario è il Titolare del trattamento dei dati sanitari dei propri pazienti ai sensi del GDPR. Il Professionista è responsabile di:
— ottenere il consenso informato dei pazienti per il trattamento dei dati sanitari tramite Sanovia;
— garantire che i dati inseriti siano accurati e aggiornati;
— rispettare il segreto professionale e gli obblighi deontologici;
— informare i pazienti sull'utilizzo di Sanovia per la gestione delle loro cartelle cliniche.

Sanovia agisce come Responsabile del trattamento (Data Processor) per conto del Professionista sanitario, in conformità all'Art. 28 del GDPR.

Il trattamento dei dati dei pazienti per conto del Professionista è disciplinato dall'Accordo sul Trattamento dei Dati (Data Processing Agreement — DPA) disponibile alla pagina /legal/dpa, che il Professionista accetta in piattaforma. L'accettazione del DPA è condizione per l'utilizzo delle funzionalità cliniche del Servizio.

4. Funzionalità del Servizio

Il Servizio include: gestione delle cartelle cliniche dei pazienti; prenotazione degli appuntamenti; notifiche via email e WhatsApp (previo consenso del paziente); generazione di documenti clinici; archiviazione sicura dei dati sanitari; fatturazione e pagamenti.

Posta. Il Professionista, e la struttura per la propria casella, può collegare al Servizio le proprie caselle di posta, anche PEC, con i dati di accesso forniti dal proprio gestore (server, nome utente e password). Sanovia mostra i messaggi e li invia per conto del titolare della casella e ne conserva una copia in piattaforma finché la casella resta collegata; quando la casella viene scollegata, la copia in Sanovia è cancellata e i messaggi restano presso il gestore. Sanovia è un programma di posta, non un gestore PEC: il valore legale della PEC, le ricevute e la conservazione dei messaggi restano in capo al gestore scelto dal titolare della casella.

Per gli studi associati e i poliambulatori, il Servizio include inoltre una modalità "struttura": calendario unificato di front desk, anagrafica pazienti a livello organizzativo, gestione degli orari dei professionisti e — se attivata dalla struttura — condivisione in sola lettura delle cartelle cliniche fra i professionisti sanitari attivi della struttura, nonché consultazione in sola lettura delle cartelle da parte del personale sanitario espressamente autorizzato. Il personale amministrativo (segreteria/front desk) non accede in alcun caso ai dati clinici. I dettagli sul trattamento dei dati in modalità struttura sono descritti nella Sezione 4-ter dell'Informativa Privacy.

Visibilità pubblica. Quando il Professionista attiva la prenotazione online e/o pubblica il proprio sito, i relativi contenuti diventano pubblici: la pagina di prenotazione e il sito sono accessibili a chiunque, indicizzabili dai motori di ricerca ed elencati nella mappa del sito di Sanovia. Possono essere letti anche dagli assistenti di intelligenza artificiale, direttamente o tramite il connettore di Sanovia. I contenuti pubblici comprendono: nome, specializzazione, dati di iscrizione all'albo (se riportati sul sito), sedi e relativi recapiti, orari, prestazioni prenotabili con durata e prezzo, e gli orari liberi per la prenotazione. Non comprendono in alcun caso dati dei pazienti. Il Professionista che ha pubblicato sia il sito sia la pagina di prenotazione compare inoltre nell'elenco pubblico dei professionisti di Sanovia. Il Professionista può interrompere la visibilità in qualsiasi momento, disattivando la prenotazione online o la pubblicazione del sito. Sanovia non vende visibilità né posizionamenti. Gli assistenti di intelligenza artificiale non effettuano prenotazioni. Tramite il connettore un assistente può inviare una richiesta di prenotazione per un orario libero: Sanovia invia all'indirizzo email indicato un link di conferma, e la prenotazione esiste solo quando la persona la conferma sulla pagina di Sanovia del Professionista. Le prenotazioni così confermate sono prenotazioni online a tutti gli effetti, con le stesse regole di approvazione, pagamento e cancellazione, e riportano l'origine «Assistente AI».

Le funzionalità possono essere aggiornate nel tempo. Eventuali modifiche sostanziali saranno comunicate con almeno 30 giorni di preavviso.

5. Comunicazioni e Notifiche

Il Servizio consente l'invio di notifiche ai pazienti tramite email e WhatsApp. Ogni canale di comunicazione richiede il consenso esplicito del paziente, che può essere revocato in qualsiasi momento tramite le impostazioni del profilo paziente, la pagina pubblica di gestione delle preferenze di notifica, o comunicando la revoca al proprio professionista sanitario.

I costi delle notifiche WhatsApp sono a carico del Professionista sanitario secondo il tariffario in vigore, consultabile nella sezione Pagamenti del profilo.

6. Pagamenti e Fatturazione

1. Il Servizio può prevedere piani a pagamento per i Professionisti sanitari. I pagamenti sono gestiti tramite Stripe, fornitore certificato PCI-DSS. Sanovia non memorizza direttamente dati di carte di credito.

2. Canone. Il canone mensile o annuale dell'abbonamento è quello pubblicato su sanovia.app/prezzi il giorno della sottoscrizione e resta invariato finché l'abbonamento resta attivo senza interruzioni. Se il listino scende, il prezzo più basso vale anche per gli abbonamenti in corso, dal rinnovo successivo.

3. Variazione degli altri prezzi. Fermo il punto 2, il Titolare può modificare, per mantenere il Servizio sostenibile e al miglior livello, anche in aumento: (a) i prezzi per le nuove sottoscrizioni; (b) le tariffe dei servizi a consumo, tra cui messaggi WhatsApp, uso di SanovIA oltre il fair use, spazio di archiviazione aggiuntivo e domini; (c) i prezzi dei componenti aggiuntivi e dei documenti acquistabili oltre la quantità inclusa nel piano Gratis. Le modifiche sono pubblicate su sanovia.app/prezzi e comunicate via email almeno 90 giorni prima dell'entrata in vigore; valgono solo per i consumi e gli acquisti successivi a quella data, mai per importi già pagati né per crediti o documenti già acquistati.

4. Costi di terzi e nuove norme. Se un fornitore esterno aumenta il costo di un servizio a consumo che Sanovia ti riaddebita (ad esempio messaggistica WhatsApp, fornitori di intelligenza artificiale, Stripe, registri dei domini), o se una norma introduce un nuovo costo, il Titolare può adeguare la tariffa di quel servizio nella misura dell'aumento subito, con preavviso di 30 giorni via email.

5. In caso di modifica ai sensi dei punti 3 o 4 puoi disdire senza penali prima dell'entrata in vigore; recesso ed esportazione dei dati restano gratuiti (§9).

6-bis. Piano Gratis

1. Il piano Gratis costa 0 €, non richiede un metodo di pagamento e non ha scadenza. Nessun addebito può avvenire senza una tua azione esplicita (acquisto di documenti oltre quelli inclusi, ricarica del credito o passaggio a un piano a pagamento).

2. Il piano include le quantità pubblicate su sanovia.app/prezzi il giorno della tua registrazione (tra cui: 365 documenti fiscali emessi per anno solare, 30 visite al mese in agenda, 365 pazienti in archivio e, oltre questi, un paziente in più per ogni documento fiscale ancora disponibile, 1 account segreteria, 500 MB; i messaggi WhatsApp non sono inclusi e si pagano dal credito prepagato). Quelle quantità restano le tue: le modifiche successive valgono solo per gli account registrati dopo la modifica.

3. «Documento fiscale emesso» = ricevuta o fattura a un paziente, fattura elettronica a un committente, nota di credito, con numero progressivo assegnato, in qualunque stato: una fattura annullata è stata emessa e resta contata; l'annullamento non è un documento in più e non ne restituisce uno. Non contano le bozze (senza numero), i preventivi, le trasmissioni al Sistema TS, i PDF, le esportazioni e i documenti importati dallo storico di un altro gestionale. I documenti emessi dalla segreteria delegata contano sul professionista. L'anno è quello solare della numerazione; il primo anno non è ridotto in proporzione.

4. Oltre i documenti inclusi puoi continuare a emettere acquistando, con un pagamento singolo, senza carta salvata e senza rinnovo automatico: documenti illimitati per 12 mesi dal giorno del pagamento (10 €, IVA esclusa). In alternativa puoi passare a un piano a pagamento; se passi al piano Studio mentre i 12 mesi sono ancora in corso, l'importo pagato per i documenti illimitati ti viene accreditato sul primo addebito dell'abbonamento. I documenti in più acquistati prima del 25 ottobre 2026 restano validi e non scadono. I prezzi in vigore sono quelli pubblicati su sanovia.app/prezzi e possono cambiare secondo il §6.3. Sanovia ti avvisa nell'applicazione quando i documenti inclusi stanno per finire. Esauriti quelli inclusi e quelli acquistati, per emettere una nuova fattura o ricevuta serve l'acquisto indicato o un piano a pagamento: fino ad allora il documento resta salvato come bozza. Le note di credito restano sempre emettibili. Consultare, esportare e stampare tutto resta sempre possibile (punto 5).

5. In ogni caso, su qualunque piano e in qualunque momento: consultazione, esportazione e stampa dei tuoi dati e dei documenti già emessi restano gratuite e mai bloccate (art. 20 GDPR; obblighi di conservazione decennale).

6. Un account Gratis per codice fiscale, per uso personale del professionista intestatario.

7. Conservazione a norma: i documenti elettronici sono conservati tramite il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate su tua adesione; Sanovia offre l'archivio e il download, non un servizio di conservazione a norma.

7. Proprietà Intellettuale

Il Servizio, inclusi software, design, marchi e contenuti, è di proprietà esclusiva del Titolare o dei suoi licenzianti. All'utente è concessa una licenza limitata, non esclusiva e non trasferibile per l'utilizzo del Servizio conformemente ai presenti Termini. I dati clinici inseriti dal Professionista sanitario restano di sua proprietà.

8. Limitazione di Responsabilità

Sanovia è fornito "così com'è" e "come disponibile". Il Titolare si impegna a garantire la massima disponibilità del Servizio ma non garantisce un funzionamento ininterrotto. Il Titolare non è responsabile per decisioni cliniche prese sulla base dei dati gestiti tramite il Servizio. La responsabilità clinica resta interamente in capo al Professionista sanitario.

Il Titolare non è responsabile per danni indiretti, perdita di dati dovuta a cause di forza maggiore, o interruzioni del servizio dovute a manutenzione programmata (comunicata con almeno 48 ore di preavviso).

9. Durata e Recesso

Il contratto ha durata indeterminata. Ciascuna parte può recedere in qualsiasi momento con un preavviso di 30 giorni. Al termine del rapporto, il Professionista sanitario può richiedere l'esportazione dei propri dati in formato interoperabile entro 90 giorni dalla cessazione, decorsi i quali i dati saranno cancellati in modo sicuro. Il recesso e l'esportazione dei dati sono sempre gratuiti, su ogni piano.

10. Legge Applicabile e Foro Competente

I presenti Termini sono regolati dalla legge inglese (England and Wales) per quanto riguarda il rapporto contrattuale con il Titolare. Per i consumatori e i Professionisti sanitari residenti nell'Unione Europea restano fermi i diritti inderogabili previsti dalla normativa applicabile nello Stato di residenza, compreso il foro del consumatore ove applicabile. Per le controversie non coperte da fori inderogabili è competente il Foro di Londra (courts of England and Wales), Regno Unito.

11. Modifiche ai Termini

Il Titolare si riserva il diritto di modificare i presenti Termini. Le modifiche saranno comunicate via email con almeno 30 giorni di preavviso. L'uso continuato del Servizio dopo tale periodo costituisce accettazione dei nuovi Termini. In caso di modifiche sostanziali, sarà richiesta una nuova accettazione esplicita. Per il piano Gratis valgono inoltre le garanzie del §6-bis: le quantità incluse al momento della registrazione non vengono ridotte per gli account esistenti.

12. Servizi Digitali (Regolamento (UE) 2022/2065 — DSA)

Sanovia memorizza informazioni fornite dagli utenti del Servizio (cartelle cliniche, documenti, pagine pubbliche di prenotazione) e rientra pertanto fra i servizi di memorizzazione di informazioni ("hosting") ai sensi del Regolamento (UE) 2022/2065 (Digital Services Act — "DSA"). Il Coordinatore dei servizi digitali competente per l'Italia è l'Autorità per le Garanzie nelle Comunicazioni (AGCOM).

Punto di contatto unico (Artt. 11 e 12 DSA). Punto di contatto elettronico per le autorità degli Stati membri, la Commissione Europea e il Comitato europeo per i servizi digitali, nonché per i destinatari del Servizio: email privacy@sanovia.app. Le comunicazioni possono essere redatte in italiano o in inglese.

Rappresentante legale nell'Unione Europea (Art. 13 DSA). SanoXvia LTD ha designato quale proprio rappresentante legale nell'UE/SEE ai fini del DSA: Data Protection Representative Limited ("DataRep"). Contatti del rappresentante: email digitalrequest@datarep.com (indicando "Sanovia" nell'oggetto); modulo online www.datarep.com/data-request; posta: DataRep, Viale Giorgio Ribotta 11, Piano 1, 00144 Roma, Italia (indirizzare la corrispondenza a "DataRep", citando "Sanovia" nel testo); telefono +353 1 919 8899.

Segnalazione di contenuti illegali (Art. 16 DSA). Chiunque può segnalarci la presenza nel Servizio di contenuti che ritiene illegali scrivendo a privacy@sanovia.app (oggetto consigliato: "Segnalazione contenuti — DSA"), oppure tramite i canali del rappresentante legale sopra indicati. La segnalazione deve contenere: (i) la localizzazione esatta del contenuto (URL o riferimento equivalente); (ii) una spiegazione sufficientemente motivata delle ragioni per cui si ritiene che il contenuto sia illegale; (iii) nome e indirizzo email del segnalante, salvi i casi previsti dall'Art. 16.3 DSA; (iv) una dichiarazione di buona fede circa l'esattezza e la completezza delle informazioni fornite. Confermiamo la ricezione delle segnalazioni e le trattiamo in modo tempestivo, diligente, non arbitrario e obiettivo.

Moderazione dei contenuti e motivazione delle decisioni (Artt. 14 e 17 DSA). Le cartelle cliniche e i documenti clinici non sono contenuti pubblici: restano riservati, coperti dal segreto professionale, e non sono oggetto di moderazione preventiva. Per i contenuti resi pubblicamente accessibili tramite il Servizio (ad esempio profili professionali, pagine pubbliche di prenotazione, siti pubblicati e l'elenco pubblico dei professionisti, anche come esposti tramite il connettore per assistenti di intelligenza artificiale), possiamo rimuovere o disabilitare l'accesso a contenuti illegali o contrari ai presenti Termini, anche a seguito di segnalazione. Le decisioni di moderazione sono adottate con revisione umana: non utilizziamo sistemi di decisione algoritmica automatizzata né svolgiamo un monitoraggio generalizzato dei contenuti. Al destinatario del Servizio interessato da una restrizione forniamo una motivazione specifica ai sensi dell'Art. 17 DSA, con indicazione dei mezzi di ricorso disponibili (reclamo a privacy@sanovia.app, ricorso all'autorità giudiziaria e, ove applicabile, composizione extragiudiziale delle controversie).

13. Addendum SanovIA — Funzioni di intelligenza artificiale clinica

Le funzioni SanovIA sono un servizio opzionale in abbonamento aggiuntivo, attivabile e disattivabile dal medico in qualsiasi momento. L’attivazione dell’abbonamento non comporta alcun trattamento di dati clinici: le funzioni AI operano esclusivamente previa autorizzazione espressa, separata, versionata e revocabile, rilasciata dal medico all’interno dell’applicazione.

Il trattamento avviene esclusivamente nell’Unione Europea tramite il sub-responsabile Mistral AI (Parigi), con accordo scritto di zero conservazione e divieto contrattuale di utilizzo dei dati per l’addestramento di modelli. Gli identificativi diretti sono mascherati prima dell’invio e ripristinati solo nella risposta mostrata al medico.

Ogni contenuto generato da SanovIA costituisce una bozza priva di valore diagnostico o terapeutico, etichettata come generata con AI, che il medico è tenuto a verificare e approvare espressamente prima di ogni utilizzo. Il medico resta titolare del trattamento dei dati dei propri pazienti e si impegna ad aggiornare la propria informativa; Sanovia agisce come responsabile ex art. 28 GDPR.

Sanovia può sospendere le funzioni SanovIA per ragioni di sicurezza o conformità (kill switch). In caso di revoca dell’autorizzazione, le funzioni AI sono disattivate immediatamente; il corrispettivo dell’abbonamento aggiuntivo resta dovuto fino alla disdetta secondo le modalità ordinarie.