Informativa sulla Privacy

1. Titolare del Trattamento e Rappresentante UE

Il Titolare del trattamento dei dati relativi al funzionamento della piattaforma Sanovia è SanoXvia LTD, Company Number 17345683, con sede legale in 124-128 City Road, London, EC1V 2NX, Regno Unito. Email per richieste relative alla privacy: privacy@sanovia.app.

Trasferimento UE → UK. Il Regno Unito è oggetto di decisione di adeguatezza della Commissione Europea (Decisione UE 2021/1772 e successive estensioni), pertanto il trasferimento di dati personali dalla UE/SEE verso SanoXvia LTD avviene su base lecita ai sensi dell'Art. 45 GDPR.

Rappresentante nell'Unione Europea (Art. 27 GDPR). SanoXvia LTD ha nominato quale proprio rappresentante nell'Unione Europea: Data Protection Representative Limited ("DataRep"), con sede in 77 Camden Street Lower, Dublino, D02 XE80, Irlanda (registrata in Irlanda, n. 616588). Il Rappresentante UE è il punto di contatto per gli interessati e per le autorità di controllo dell'Unione Europea (incluso il Garante per la Protezione dei Dati Personali italiano) in relazione a qualsiasi questione concernente il trattamento dei dati ai sensi del GDPR.

Come contattare DataRep: email datarequest@datarep.com, indicando "Sanovia" nell'oggetto; modulo online www.datarep.com/data-request; per posta: DataRep, Viale Giorgio Ribotta 11, Piano 1, 00144 Roma, Italia — oppure presso una qualsiasi delle sedi DataRep negli Stati membri UE/SEE (elenco completo su www.datarep.com). Nella corrispondenza cartacea è essenziale indirizzare la busta a "DataRep" (non a "Sanovia"), citando "Sanovia" nel testo della richiesta.

1-bis. Ruoli: di quali dati Sanovia è Titolare e di quali è Responsabile

La piattaforma opera con un ruolo duale, a seconda della categoria di dati trattati.

Dati del Professionista sanitario (account, dati professionali, fatturazione, comunicazioni di servizio, assistenza): SanoXvia LTD è il Titolare del trattamento e la presente Informativa si applica direttamente al Professionista quale interessato.

Dati dei pazienti trattati tramite la piattaforma (cartelle cliniche, referti, prenotazioni, comunicazioni ai pazienti): il Titolare del trattamento è il Professionista sanitario che ha in cura il paziente. SanoXvia LTD agisce come Responsabile del trattamento ai sensi dell'Art. 28 GDPR, esclusivamente per conto e su istruzione del Professionista.

Il trattamento per conto del Professionista è disciplinato dall'Accordo sul Trattamento dei Dati (Data Processing Agreement — DPA) accettato dal Professionista in piattaforma, consultabile alla pagina /legal/dpa.

I pazienti che desiderano esercitare i propri diritti sui dati della cartella clinica possono rivolgersi al proprio Professionista sanitario (Titolare) o scrivere a privacy@sanovia.app.

2. Dati Raccolti e Finalità

Raccogliamo e trattiamo le seguenti categorie di dati:

Dati dei Professionisti sanitari — Dati identificativi (nome, cognome, codice fiscale), dati professionali (numero di iscrizione all'albo, specializzazione, PEC), dati di contatto (email, telefono), dati di fatturazione. Finalità: erogazione del Servizio, verifica dell'identità professionale, obblighi fiscali e normativi, comunicazioni di servizio.

Dati pubblici del Professionista — Nome, specializzazione, dati di iscrizione all'albo (se riportati sul sito), sedi e recapiti delle sedi, orari, prestazioni con durata e prezzo, orari liberi per la prenotazione. Finalità: pubblicazione della pagina di prenotazione, del sito e, se il Professionista ha pubblicato entrambi, dell'elenco pubblico dei professionisti; messa a disposizione di tali contenuti a motori di ricerca e assistenti di intelligenza artificiale. Il trattamento avviene solo per i contenuti che il Professionista ha scelto di rendere pubblici. Gli orari liberi indicano soltanto la disponibilità e non rivelano chi ha prenotato: non contengono dati dei pazienti.

Dati dei Pazienti — Dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, codice fiscale), dati di contatto (email, telefono), dati sanitari (cartelle cliniche, anamnesi, referti, prescrizioni) inseriti dal Professionista sanitario, preferenze di comunicazione e consensi. Finalità: gestione delle cartelle cliniche per conto del Professionista sanitario, prenotazione appuntamenti, invio di notifiche (previo consenso), gestione dei consensi.

Richieste di prenotazione inviate da assistenti di intelligenza artificiale — Nome, cognome ed email della persona per cui un assistente chiede una prenotazione tramite il connettore di Sanovia, con professionista, sede, giorno, ora e tipo di visita richiesti. Finalità: inviare all'indirizzo indicato il link per confermare la prenotazione, per conto del Professionista come per le altre prenotazioni. Conservazione: al massimo 30 minuti; se la prenotazione non viene confermata i dati sono cancellati automaticamente, se viene confermata diventano una prenotazione tra i Dati dei Pazienti. Non vengono chiesti né accettati dati sanitari, e all'assistente non viene restituita alcuna informazione sulla persona.

Posta delle caselle collegate — Se il Professionista o la struttura collega una propria casella di posta (anche PEC): i dati di accesso alla casella e una copia dei messaggi (mittente, destinatari, oggetto, data, contenuto e allegati), che possono contenere dati di pazienti. Finalità: mostrare e inviare la posta dall'applicazione, per conto del titolare della casella. Le credenziali, il contenuto dei messaggi e gli allegati sono cifrati con la chiave dedicata al titolare della casella; mittente, destinatari, oggetto e data restano leggibili dal sistema per mostrare l'elenco dei messaggi. Gli allegati sono controllati da un antivirus prima di essere salvati.

Dati tecnici — Indirizzo IP, tipo di browser, log di accesso, timestamp delle azioni. Finalità: sicurezza del sistema, prevenzione accessi non autorizzati, obblighi di legge.

3. Base Giuridica del Trattamento

I dati sono trattati sulla base di: esecuzione del contratto (Art. 6.1.b GDPR) per l'erogazione del Servizio, anche per la pubblicazione dei dati pubblici del Professionista, che avviene solo su attivazione del Professionista stesso; consenso esplicito (Art. 6.1.a e Art. 9.2.a GDPR) per il trattamento dei dati sanitari e per le comunicazioni di marketing; obbligo legale (Art. 6.1.c GDPR) per gli obblighi fiscali e normativi; legittimo interesse (Art. 6.1.f GDPR) per la sicurezza del sistema e la prevenzione delle frodi.

4. Categorie Particolari di Dati (Dati Sanitari)

Sanovia tratta dati relativi alla salute (Art. 9 GDPR) in qualità di Responsabile del trattamento per conto del Professionista sanitario. Il trattamento avviene sulla base del consenso esplicito del paziente e/o per finalità di medicina preventiva, diagnosi, assistenza sanitaria (Art. 9.2.h GDPR). I dati sanitari sono crittografati sia in transito (TLS 1.3) che a riposo (AES-256). L'accesso ai dati sanitari è limitato al Professionista sanitario titolare e al personale da questi autorizzato.

4-bis. Dettatura Vocale del Referto (Trascrizione)

Sanovia mette a disposizione del Professionista sanitario una funzionalità facoltativa di dettatura vocale ("Detta referto"), finalizzata alla compilazione più rapida del referto.

Funzionamento. La dettatura registra esclusivamente la voce del Professionista sanitario che detta il testo del referto. La visita e la conversazione con il paziente NON vengono registrate: nessun audio del paziente viene captato o trattato. La funzionalità è attivabile e disattivabile dal Professionista in qualsiasi momento.

Trascrizione. L'audio dettato è trasmesso in forma protetta a Mistral AI SAS (Parigi, Francia — SEE), in qualità di sub-responsabile del trattamento, per la sola finalità di trascrizione automatica. Il trattamento avviene interamente nello Spazio Economico Europeo: non vi è alcun trasferimento extra-SEE. Mistral AI non conserva né l'audio né il testo trascritto (regime di "zero data retention" attivato a livello di organizzazione) e non utilizza in alcun caso i dati per l'addestramento dei propri modelli, in forza di esclusione contrattuale.

Conservazione. L'audio non viene mai memorizzato da Sanovia: è trattato esclusivamente in memoria per il tempo necessario alla trascrizione. Il testo trascritto è temporaneo (eliminato automaticamente entro 30 minuti) e viene conservato nella cartella clinica soltanto se e quando il Professionista lo salva nel referto, sotto la propria piena responsabilità clinica.

Base giuridica. Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b GDPR) per il trattamento della voce del Professionista; per le eventuali informazioni relative al paziente contenute nel testo dettato, finalità di diagnosi e assistenza sanitaria (Art. 9.2.h GDPR), sotto la responsabilità di un professionista soggetto al segreto professionale (Art. 9.3 GDPR).

Diritti. Il paziente può esercitare i propri diritti sui contenuti del referto (accesso, rettifica, cancellazione nei limiti degli obblighi di conservazione delle cartelle cliniche) rivolgendosi al proprio Professionista sanitario o scrivendo a privacy@sanovia.app.

4-ter. Strutture Multi-Professionista: Condivisione Interna e Personale Autorizzato

Quando il Professionista sanitario opera all'interno di una struttura multi-professionista configurata su Sanovia (studio associato o poliambulatorio), la piattaforma mette a disposizione le seguenti funzionalità, nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati (Art. 5.1.c GDPR).

Condivisione interna della cartella clinica. Se la struttura attiva la condivisione clinica, i professionisti sanitari attivi della medesima struttura possono consultare in sola lettura le cartelle cliniche dei pazienti in carico alla struttura, per finalità di continuità di cura (Art. 9.2.h GDPR, sotto la responsabilità di professionisti soggetti al segreto professionale ai sensi dell'Art. 9.3 GDPR). La titolarità del trattamento resta in capo al professionista che ha in cura il paziente. Ogni accesso a una cartella da parte di un professionista diverso dal titolare della cartella è registrato nei log di audit (data, ora, identità dell'accedente, paziente interessato). La condivisione è disattivabile dalla struttura in qualsiasi momento; alla disattivazione gli accessi dei colleghi cessano immediatamente.

Personale amministrativo (segreteria/front desk). Il personale amministrativo della struttura accede esclusivamente a dati anagrafici e di agenda (nominativi, contatti, appuntamenti) per finalità organizzative e di prenotazione: non ha accesso a diagnosi, referti, prescrizioni, note cliniche o documenti sanitari. L'amministrazione della struttura non ha in alcun caso accesso ai dati clinici dei pazienti.

Personale sanitario autorizzato. Il Professionista sanitario o la struttura può autorizzare specifici collaboratori (ad esempio personale infermieristico o assistenti sanitari) alla consultazione in sola lettura delle cartelle cliniche, in qualità di persone autorizzate al trattamento ai sensi dell'Art. 29 GDPR e dell'Art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003. L'autorizzazione è specifica, revocabile in qualsiasi momento e non consente alcuna modifica dei dati. Ogni singolo accesso del personale autorizzato a dati clinici (apertura della cartella, consultazione di un referto, scaricamento di un documento) è registrato in un duplice log di audit, consultabile dal professionista titolare della cartella.

Diritti. Il paziente può richiedere al proprio Professionista sanitario informazioni sulle categorie di soggetti che hanno avuto accesso alla propria cartella e, ove la struttura abbia attivato la condivisione interna, manifestare la propria opposizione alla consultazione da parte di altri professionisti della struttura rivolgendosi al proprio Professionista o scrivendo a privacy@sanovia.app.

5. Comunicazione e Trasferimento dei Dati — Sub-responsabili

I dati personali possono essere trattati da sub-responsabili individualmente nominati nel seguente elenco, in conformità all'Art. 28 GDPR. L'elenco aggiornato è altresì riportato nell'Allegato C dell'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) accettato in piattaforma dal Professionista sanitario titolare, consultabile alla pagina /legal/dpa; eventuali variazioni sono comunicate con preavviso non inferiore a 30 giorni.

• Hetzner Online GmbH — Germania (SEE) — Hosting infrastruttura applicativa, database e archivio documentale (cifrato AES-256). Nessun trasferimento extra-SEE per questa finalità.

• ImprovMX SAS — Francia (SEE) — Inoltro email transazionali in arrivo. Nessun trasferimento extra-SEE.

• Resend Inc. — Stati Uniti — Invio email transazionali (verifica account, notifiche di prenotazione, ricevute) e, se il Professionista attiva «Mail sul tuo dominio», delle email ai pazienti dal suo dominio, inviate dall'infrastruttura del fornitore in regione UE (Irlanda). Trasferimento extra-SEE in forza delle Clausole Contrattuali Standard (Decisione UE 2021/914).

• Twilio Inc. — Stati Uniti (in valutazione pinning regione UE) — Invio dei messaggi WhatsApp di promemoria e conferma appuntamento, su consenso del paziente. Gli SMS non sono attivi. Trasferimento extra-SEE in forza delle SCC e del Data Privacy Framework.

• Anthropic PBC — Stati Uniti — Assistenza all'uso della piattaforma (modello Claude) per il Professionista sanitario, l'amministratore della struttura e il personale di segreteria: l'assistente risponde esclusivamente a domande sul funzionamento dell'applicazione. La piattaforma non trasmette al modello i dati dei pazienti presenti in archivio; il testo digitato è sottoposto a un blocco automatico, di natura best-effort, degli identificativi evidenti (codice fiscale, email, numeri di telefono) e le condizioni d'uso vietano l'inserimento di dati dei pazienti nella chat. Trasferimento extra-SEE in forza delle SCC.

• Stripe Payments Europe Ltd. — Irlanda (SEE) con escalation infragruppo verso Stripe Inc. (US) — Elaborazione pagamenti delle visite e dell'abbonamento alla piattaforma. Trasferimento extra-SEE in forza delle SCC e del Data Privacy Framework. Sanovia non memorizza direttamente dati di carta di credito.

• Mistral AI SAS — Francia (SEE) — Trascrizione vocale server-side della dettatura del referto, attivata dal Professionista sanitario ("Detta referto"). L'audio è trattato in memoria per il solo tempo della trascrizione e non viene conservato (regime di "zero data retention" attivato a livello di organizzazione); esclusione contrattuale dell'uso dei dati per l'addestramento dei modelli. Il medesimo fornitore, in regime di zero data retention, esegue le funzioni opzionali SanovIA solo se il Professionista sanitario titolare le ha autorizzate: strutturazione del referto, riepilogo della storia clinica, brief e operazioni di agenda, bozze di segreteria, digest di attività, importazione di moduli. Tali funzioni producono bozze che il Professionista rivede e approva: l'intelligenza artificiale non effettua visite né diagnosi e non assume decisioni automatizzate che producano effetti sul paziente. Nessun trasferimento extra-SEE. Vedi Sezione 4-bis per dettaglio.

• Backblaze Inc. — archivio in regione UE (Paesi Bassi); società con sede negli Stati Uniti — Copia di backup notturna conservata in un luogo separato. Il fornitore riceve esclusivamente dati già cifrati da Sanovia prima dell'invio, con una chiave che non possiede, e non è in grado di leggerli. Eventuale accesso residuo dell'entità statunitense coperto dalle Clausole Contrattuali Standard.

• Tucows Inc. (OpenSRS) — Canada — Registrazione dei domini acquistati tramite Sanovia e casella di posta sul dominio, solo se il Professionista attiva questi servizi. Dati trattati: dati dell'intestatario del dominio; indirizzo e contenuto della posta della casella. Trasferimento extra-SEE in forza delle Clausole Contrattuali Standard previste dall'accordo sul trattamento dei dati del fornitore.

Servizi collegati dal Professionista. Alcuni servizi esterni sono collegati dal Professionista al proprio account, con un'autorizzazione che può revocare in ogni momento (ad esempio SumUp, per i pagamenti con carta, e il gestore delle caselle di posta che collega, PEC compresa). Il Professionista ha con quei fornitori un proprio contratto e i fornitori trattano i dati come titolari autonomi, secondo le proprie informative: non sono sub-responsabili di Sanovia. Sanovia legge da essi solo i dati necessari alla funzione richiesta (per SumUp: accrediti e commissioni, per emettere l'autofattura sulle commissioni, senza dati dei pazienti; per la posta: i messaggi della casella collegata).

Diffusione dei dati pubblici del Professionista. I dati pubblici del Professionista (Sezione 2) sono accessibili a chiunque. Possono essere raccolti, indicizzati e riportati da motori di ricerca (ad esempio Google, Microsoft Bing) e da assistenti di intelligenza artificiale (ad esempio ChatGPT di OpenAI, Claude di Anthropic, Grok di xAI), anche tramite il connettore di Sanovia. Tali soggetti agiscono come titolari autonomi del trattamento, secondo le proprie informative. Quando il Professionista disattiva la prenotazione online o la pubblicazione del sito, i contenuti vengono rimossi subito dalle pagine e dall'elenco di Sanovia. Le copie eventualmente già conservate da motori di ricerca o assistenti seguono le loro politiche di aggiornamento: per una rimozione anticipata si possono usare i loro strumenti oppure scrivere a privacy@sanovia.app per assistenza. Il connettore non registra il testo delle richieste degli utenti degli assistenti: ne registra soltanto il tipo, l'esito e la durata, oltre ai dati tecnici di connessione (Sezione 2). Il connettore non trasmette agli assistenti dati dei pazienti; riceve da essi soltanto le richieste di prenotazione descritte nella Sezione 2, che non vengono mai restituite all'assistente.

I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità competenti ove richiesto dalla legge. Sanovia non vende, non affitta e non condivide dati personali con terzi a fini di marketing. Eventuali trasferimenti extra-SEE avvengono esclusivamente sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, del Data Privacy Framework EU-USA o di altre garanzie adeguate ai sensi del Capo V del GDPR. La documentazione comprovante tali garanzie è disponibile su richiesta scrivendo a privacy@sanovia.app.

6. Conservazione dei Dati

I dati dei Professionisti sanitari sono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e per i 10 anni successivi alla cessazione (obblighi fiscali e civilistici). I dati sanitari dei Pazienti sono conservati secondo le disposizioni del Professionista sanitario titolare, nel rispetto degli obblighi di conservazione delle cartelle cliniche previsti dalla normativa italiana (minimo 10 anni — D.M. 18/02/1982). I dati tecnici (log) sono conservati per un massimo di 24 mesi. La copia dei messaggi di una casella di posta collegata è conservata finché la casella resta collegata e cancellata quando viene scollegata; i messaggi originali restano presso il gestore della casella. Il nome di un dominio acquistato tramite Sanovia resta nei registri dei pagamenti per 10 anni dalla cancellazione dell'account, per gli obblighi contabili e per l'eventuale trasferimento del dominio.

7. Diritti dell'Interessato

In conformità agli Artt. 15-22 del GDPR, l'interessato ha diritto di: accedere ai propri dati personali (Art. 15); rettificare i dati inesatti (Art. 16); ottenere la cancellazione dei dati ("diritto all'oblio", Art. 17), nel rispetto degli obblighi di conservazione; limitare il trattamento (Art. 18); alla portabilità dei dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico (Art. 20); opporsi al trattamento (Art. 21); revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca (Art. 7.3).

Per esercitare i propri diritti: email a privacy@sanovia.app, oppure — per gli interessati che si trovano nell'UE/SEE — tramite il Rappresentante UE DataRep (contatti nella Sezione 1). Risponderemo entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta. L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

8. Sicurezza dei Dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'Art. 32 del GDPR: crittografia dei dati in transito (TLS 1.3) e a riposo (AES-256); autenticazione a due fattori (2FA) per i Professionisti sanitari; controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC); log di audit per tutte le operazioni sui dati sanitari; backup giornalieri crittografati con conservazione geograficamente separata; procedure di incident response e notifica delle violazioni (Art. 33-34 GDPR).

9. Cookie e Tecnologie di Tracciamento

Per informazioni dettagliate sull'uso dei cookie, si prega di consultare la nostra Cookie Policy disponibile alla pagina /legal/cookie-policy.

10. Modifiche all'Informativa

La presente Informativa può essere aggiornata periodicamente. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email e/o tramite avviso visibile nella piattaforma. La versione aggiornata sarà sempre disponibile alla pagina /legal/informativa-privacy.