Conservazione a norma delle fatture: perché Sanovia ti consiglia il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, e come aderire in cinque minuti
Le fatture elettroniche vanno conservate a norma. Sanovia non è un conservatore e ti consiglia il servizio gratuito dello Stato, nel portale Fatture e Corrispettivi. Cosa copre, cosa non copre, come aderire passo per passo e cosa tenere da parte per le fatture che non passano dallo SdI.
In questa guida · 7 sezioni
Sanovia (sanovia.app) è il gestionale cloud per professionisti sanitari, studi e poliambulatori in Italia. Emette, invia e riceve le fatture, ma non le conserva a norma: per questo ti consiglia il servizio gratuito dello Stato. Qui trovi perché, cosa copre, come aderire e cosa resta da tenere da parte.
In breve
| Chi conserva le tue fatture elettroniche | l'Agenzia delle Entrate, se aderisci al suo servizio |
| Quanto costa | niente |
| Per quanto tempo | 15 anni |
| Cosa copre | le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite lo SdI |
| Cosa non copre | le fatture al paziente in PDF o su carta, che non passano dallo SdI |
| Dove si aderisce | portale Fatture e Corrispettivi, con SPID, CIE o CNS |
| Cosa fa Sanovia | ti mostra i passaggi e ti ricorda se non hai ancora aderito |
Perché ti consigliamo il servizio dello Stato
Le fatture elettroniche non basta salvarle in una cartella: vanno conservate a norma, cioè in un sistema che ne garantisce integrità e leggibilità per tutti gli anni in cui il fisco può chiederle. Lo fanno i conservatori privati, a pagamento, e lo fa gratis l'Agenzia delle Entrate.
Sanovia non è un conservatore, e ti consigliamo il servizio dell'Agenzia per tre motivi:
- È gratuito e conserva per 15 anni.
- Non dipende da nessun gestionale. Le fatture restano presso l'Agenzia anche se un giorno cambi programma, o se cambi noi.
- Copre tutto quello che passa dallo SdI: le fatture a cliniche, aziende e colleghi, quelle alla Pubblica Amministrazione, le autofatture e le fatture dei fornitori che ricevi.
Se il tuo commercialista usa già un servizio di conservazione per te, va bene anche quello: chiedigli quale, e non serve aderire due volte.
Come aderire, passo per passo
Ti servono cinque minuti e SPID, CIE o CNS.
- Entra in Fatture e Corrispettivi con SPID, CIE o CNS e scegli per chi operi.
- Apri «Conservare fattura» (effettuare Adesione o Revoca).
- Scegli «Aderire al servizio di Conservazione». Il modulo è già compilato con codice fiscale, partita IVA, nome e indirizzo.
- Se vuoi conservare anche le fatture già passate dallo SdI, spunta la casella dell'adesione retroattiva e scrivi la data di inizio. Puoi scegliere al massimo dal 1° gennaio del secondo anno prima di quello dell'adesione (aderendo nel 2026, dal 1° gennaio 2024), e non dopo la data di oggi.
- Spunta le due caselle: hai letto l'accordo di servizio e il manuale (due PDF) e approvi le clausole specifiche. Premi «Aderisci al servizio di conservazione».
- Torna in Sanovia e segna la data di adesione nel profilo fiscale, nel riquadro «Conservazione a norma». Finché non la segni, Sanovia ti ricorda che manca.
Se hai già un'adesione attiva e vuoi recuperare le fatture precedenti, la guida dell'Agenzia spiega che devi prima revocare l'accordo e poi aderire di nuovo con la data retroattiva.
La guida ufficiale, con le immagini del portale: Adesione al servizio di conservazione.
Gli accordi firmati dal 4 giugno 2021 non hanno scadenza: la conservazione continua finché non revochi. Se hai aderito prima di quella data, l'accordo durava tre anni: entra nel portale e controlla che sia ancora attivo.
Conservazione o consultazione?
Nel portale ci sono due adesioni diverse, e capita di confonderle:
- la consultazione ti fa vedere e scaricare i file originali delle fatture nell'area riservata;
- la conservazione è quella che le custodisce a norma per 15 anni.
Quella che ti serve per la conservazione è la seconda. La prima è utile, ma non la sostituisce.
Cosa l'Agenzia non conserva
Il servizio dell'Agenzia conserva solo le fatture che passano dallo SdI. Resta fuori:
- La fattura al paziente di un professionista sanitario, in PDF o su carta. Per legge non passa dallo SdI: i dati della spesa vanno al Sistema Tessera Sanitaria, che non è un servizio di conservazione. Sanovia tiene una copia di ogni fattura nel tuo account e la mette nel pacchetto che scarichi; come conservarla ai fini fiscali (copia stampata o un conservatore) lo decidi con il tuo commercialista. In generale i documenti contabili si tengono per almeno 10 anni (art. 2220 del Codice civile).
- Le cartelle cliniche. Sono un obbligo diverso, del professionista o della struttura come titolare dei dati, per almeno 10 anni. Da Sanovia esporti tutto in formato interoperabile: i dettagli sono in Sicurezza e dati in Sanovia.
Cosa fa Sanovia per tenere al sicuro i tuoi documenti
La conservazione a norma la fa l'Agenzia. Sanovia intanto custodisce i tuoi documenti e te li lascia portare via:
- Server in Germania, dati cifrati in transito e a riposo, backup giornalieri cifrati conservati in un luogo separato.
- Il file XML di ogni fattura così come l'ha ricevuto lo SdI, scaricabile dalla riga del registro.
- Il pacchetto del periodo, da Fiscale, quando vuoi: file XML, notifiche dello SdI (ricevuta di consegna, scarto, mancata consegna), fatture ricevute, registro degli incassi e un file che spiega cosa contiene. È fatto per il tuo commercialista, ma è anche la tua copia.
- Anche se smetti di pagare. Se disdici Studio, l'account torna al piano Gratis e i documenti restano scaricabili. Se chiudi l'account, hai 90 giorni per chiedere l'esportazione completa (Termini di servizio, §9).
Riepilogo: le tre cose da fare
- Aderisci alla conservazione dell'Agenzia con una data di inizio retroattiva, e segna la data in Sanovia.
- Chiedi al commercialista come conservare le fatture ai pazienti che non passano dallo SdI.
- Scarica il pacchetto almeno una volta l'anno e tienilo con i tuoi documenti.
Per approfondire
- Il canale SdI di Sanovia: codice destinatario GN8XM7S, ricevute dello SdI, esportazione.
- Come si fa una fattura in Sanovia: ogni tipo di fattura, passo per passo.
- Sicurezza e dati in Sanovia: dove sono i dati e cosa succede se te ne vai.
Domande frequenti
Sanovia fa la conservazione a norma delle fatture?
No. Sanovia genera, invia e riceve le fatture, ma non è un conservatore. Ti consiglia il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, che conserva per 15 anni le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite lo SdI. Aderisci una volta dal portale Fatture e Corrispettivi.
Quanto costa la conservazione dell'Agenzia delle Entrate?
Niente. Il servizio è gratuito per chi ha una partita IVA. Si attiva dall'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi, con SPID, CIE o CNS, sottoscrivendo l'accordo di servizio.
La conservazione dell'Agenzia copre anche le fatture già emesse?
Sì, se in fase di adesione scegli una data di inizio retroattiva, fino al 1° gennaio del secondo anno precedente. Così entrano anche le fatture elettroniche transitate dallo SdI prima dell'adesione.
L'Agenzia conserva anche le fatture ai pazienti inviate al Sistema Tessera Sanitaria?
No. Il servizio conserva solo le fatture che passano dallo SdI. La fattura che un professionista sanitario dà al paziente, in PDF o su carta, non passa dallo SdI e va conservata a parte. Sanovia ne tiene una copia nel tuo account e la mette nel pacchetto che scarichi; come conservarla ai fini fiscali lo decidi con il tuo commercialista.
Conservazione e consultazione nel portale sono la stessa cosa?
No, sono due adesioni diverse. La consultazione ti fa vedere e scaricare i file originali delle fatture nell'area riservata. La conservazione è quella che le custodisce a norma per 15 anni. Per la conservazione serve la sua adesione.
Se lascio Sanovia, perdo le fatture conservate?
No. Le fatture conservate dall'Agenzia restano presso l'Agenzia, qualunque gestionale usi. In più, da Sanovia scarichi quando vuoi il pacchetto con i file XML, le notifiche dello SdI e le fatture ricevute, anche sul piano Gratis.