Bozze, fatture «/bis» e numerazione «FE»: come lavori con il commercialista senza numeri bruciati
Salvi una fattura come bozza, scarichi il PDF, lo mandi al cliente che lo approva o chiede una modifica, e solo dopo emetti. Per il pagamento dimenticato c'è la fattura «/bis», che non usa un numero nuovo. Per le fatture elettroniche scegli la numerazione separata «FE». Tutto con il commercialista a un messaggio di distanza.
In questa guida · 7 sezioni
Chi lavora con un commercialista lo sa: la fattura sbagliata non è sbagliata perché hai sbagliato un importo, ma perché il numero è già andato. Una fattura emessa ha un numero, e i numeri vanno in ordine. Per questo servono tre cose, e Sanovia le ha: la bozza (si controlla prima, senza bruciare un numero), la fattura «/bis» (per un pagamento dimenticato) e la scelta della numerazione delle fatture elettroniche.
Le schermate vengono da un account di prova, con un cliente e importi inventati. La guida mostra l'accesso del professionista.
La bozza: controlli prima di emettere
Nel modulo di una fattura (per esempio la fattura elettronica B2B, a un'azienda o a un altro professionista) i pulsanti in fondo sono: «Scarica PDF (bozza)», «Salva come bozza» e «Controlla», che porta all'emissione.
- «Scarica PDF (bozza)» ti dà il PDF così com'è, senza numero fiscale e senza che tu debba confermare nulla: lo guardi o lo mandi.
- «Salva come bozza» mette la fattura nella scheda «Bozze»: nessun numero, e non parte verso lo SdI o il Sistema TS finché non la emetti.
Nella scheda «Bozze (n)» ogni bozza ha: «Riprendi» (la riapri nel modulo), «Invia al cliente», «Scarica PDF» ed «Elimina».
«Invia al cliente»: il cliente approva prima che tu emetta
Premi «Invia al cliente», scrivi l'email e invia. Il cliente riceve un'email con il PDF della bozza e può approvarla o chiedere una modifica da una pagina online. La risposta torna nella tua scheda Bozze.
Due avvertenze, che la finestra ti dà prima di inviare: se l'indirizzo è una PEC, molte caselle PEC rifiutano le email normali, quindi se puoi usa un'email ordinaria del cliente; e invio, aperture, download del PDF e risposta vengono registrati con data, ora e IP.
Cosa vede il cliente
Una pagina con «Bozza di fattura», l'intestatario, le righe, l'IVA, il totale previsto e l'eventuale ritenuta d'acconto. La pagina lo dice chiaramente: «È una bozza: non ha valore fiscale e non devi pagare nulla finché non ricevi la fattura.» Può scaricare il PDF e scegliere: «Va bene» (e poi «Approva la bozza») oppure «Da modificare», dove scrive cosa va cambiato («Es. la ragione sociale è sbagliata, manca il numero d'ordine…») e invia le note. Il link ha una scadenza, scritta in fondo alla pagina.
La risposta torna da te
Nella tua scheda Bozze compare un'etichetta con lo stato: «Inviata a … il …: in attesa», «Approvata dal cliente il …» oppure «Da modificare: risposta del …», con le note del cliente («Il cliente ha scritto:»). Con «Ho letto» segni la risposta come letta, e «Cronologia» mostra tutto quello che è successo: inviata, aperta dal cliente, PDF scaricato, approvata o non approvata.
Le regole del link
- Se reinvii, il link inviato prima smette di funzionare.
- Se modifichi una bozza già inviata, la sua risposta e il suo link non valgono più: Sanovia te lo chiede prima di salvare, e dovrai reinviarla.
- Una bozza approvata non emette niente da sola: l'emissione resta tua.
Emettere con la data giusta, e la fattura «/bis»
Nel modulo la «Data fattura» deve essere dell'anno in corso e non nel futuro. Se è precedente all'ultima fattura della serie, Sanovia lo dice subito, perché numeri e date devono andare in ordine.
Quando serve davvero una data passata? Quasi sempre per un pagamento dimenticato: quel giorno hai incassato e non hai emesso la fattura. In quel caso Sanovia propone la fattura «/bis». Nella scheda leggi:
Pagamento dimenticato? Emettila come fattura «/bis». Il [giorno] è prima dell'ultima fattura. Se quel giorno hai ricevuto un pagamento e non hai emesso la fattura, Sanovia la numera «/bis» dopo la fattura di quel giorno, senza usare un nuovo numero.
Il pulsante dice «Emetti come …/bis», e la fattura compare nel registro subito dopo quella a cui si aggancia. Il prossimo numero normale non cambia. Se non c'è nessuna fattura della serie con data uguale o precedente, il «/bis» non c'è: non avrebbe a cosa agganciarsi, e Sanovia ti consiglia di scegliere un'altra data o chiedere al commercialista.
Due cose da sapere:
- Se la data è molto indietro (più di 12 giorni), una fattura immediata va trasmessa allo SdI entro 12 giorni: l'invio sarà tardivo, e Sanovia te lo scrive. Per la data e l'invio tardivo, chiedi conferma al tuo commercialista: è una scelta fiscale, non una questione del programma.
La numerazione delle fatture elettroniche: «FE»
Quando emetti la prima fattura elettronica dell'anno, Sanovia ti chiede come numerarla. Le fatture agli utenti, quelle che vanno al Sistema TS, restano nella loro numerazione. Tre scelte:
- Numerazione separata, serie «FE» (la consigliata): la prima sarà la 1/FE; le fatture agli utenti continuano nella loro serie.
- Continuo una serie che usavo già (FTE, FPR…): scrivi la serie e da che numero ripartire.
- Stessa numerazione delle fatture agli utenti: la fattura sarà, per esempio, la 1/S, nello stesso registro.
Quando premi «Controlla» con la «FE» scelta, un avviso conferma: «Sezionale «FE» attivato: la prossima fattura B2B sarà la 1/FE.» Dopo l'emissione il registro va avanti con 1/FE, 2/FE… e il modulo successivo ti mostra il numero giusto. Puoi cambiare la scelta dopo dal Profilo fiscale, «Serie fatture elettroniche».
Se arrivi da un altro programma e hai importato le tue fatture, prima di emettere conferma da che numero riparte Sanovia: lo spieghi in Porta qui le tue fatture.
Il commercialista, a un messaggio di distanza
Tutto questo ha un senso pratico: prima mandi la bozza, poi emetti. Il PDF della bozza lo giri al commercialista, o lo mandi direttamente al cliente con «Invia al cliente». Quando il commercialista ti dice «va bene», emetti con il numero giusto e la data giusta, senza correggere dopo. Se vuoi che il commercialista lavori dentro Sanovia, c'è il suo accesso dedicato: leggi Collega il tuo commercialista a Sanovia.
Cosa non fa
- Una bozza non emette e non consuma numeri.
- Non decide al posto del commercialista. Per le date indietro e per l'invio tardivo, la risposta è quella del tuo commercialista.
Comincia
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Domande frequenti
Una bozza usa un numero?
No. Una bozza non ha numero e non parte verso lo SdI o il Sistema TS finché non la emetti: il numero definitivo viene assegnato quando premi «Emetti». Nel modulo vedi il numero previsto.
Il cliente può approvare una bozza prima che io emetta?
Sì. Con «Invia al cliente» il cliente riceve un'email con il PDF della bozza e, da una pagina online, la approva («Va bene») o chiede una modifica scrivendo cosa cambiare («Da modificare»). La risposta torna nella tua scheda Bozze con data e ora.
Cosa succede al link se modifico o reinvio la bozza?
Il link inviato prima smette di funzionare. Se salvi modificata una bozza già inviata, la risposta del cliente e il link non valgono più e devi reinviarla.
Cos'è una fattura «/bis»?
È la fattura per un pagamento dimenticato. Se un giorno hai ricevuto un pagamento e non hai emesso la fattura, Sanovia la numera «/bis» dopo la fattura di quel giorno, senza usare un nuovo numero: il prossimo numero normale non cambia. Per la data e l'invio tardivo allo SdI, chiedi conferma al tuo commercialista.
Cos'è la numerazione «FE»?
Alla prima fattura elettronica dell'anno Sanovia ti chiede come numerarla. La scelta consigliata è una numerazione separata, serie «FE»: la prima sarà la 1/FE e le fatture agli utenti continuano nella loro serie. Puoi invece continuare una serie che usavi già, oppure usare la stessa numerazione delle fatture agli utenti.
Posso cambiare la numerazione dopo?
Sì, dal Profilo fiscale, «Serie fatture elettroniche». Se hai importato le fatture di un altro programma, conferma prima da che numero riparte Sanovia.