PEC ed email dello studio dentro il gestionale: la Posta di Sanovia, e l'unica cosa che resta a te

Tre schede aperte, una che non apri mai

Ogni studio vive su tre caselle. La Gmail o Outlook con cui scrivi ai pazienti e ricevi i referti dai laboratori. La PEC personale, obbligatoria per ogni professionista iscritto a un Ordine, che apri quando ti ricordi. E, se lavori in una struttura, la PEC della società, che apre qualcuno in segreteria.

Il problema non è avere tre caselle. È che quella che apri meno è quella dove arrivano le cose che costano: la ricevuta di scarto di una fattura elettronica, che hai cinque giorni per correggere. La fattura passiva di un fornitore che non aveva il tuo codice destinatario e l'ha mandata alla PEC. La lettera dell'Ordine. La richiesta dell'Agenzia.

Abbiamo costruito Posta, una voce di menu di Sanovia, per mettere quelle caselle nello stesso posto in cui stanno le fatture e l'agenda. Senza cambiare gestore, senza cambiare indirizzo, senza trasferire niente.

Cosa fa Posta

Colleghi una casella con una procedura guidata, e da quel momento:

• Una schermata sola per tutte le caselle, con la vista «Tutte le caselle» che le unisce in un'unica lista, oppure una casella alla volta con le sue cartelle, le etichette e i non letti.
• Leggi, rispondi, scrivi da Sanovia. La posta parte dal server del tuo gestore con il tuo indirizzo: chi la riceve vede la tua PEC o la tua email, non un indirizzo di Sanovia.
• Le ricevute PEC vengono riconosciute da sole: accettazione, consegna e mancata consegna diventano un'etichetta sul messaggio, non un oggetto lungo tre righe da decifrare. Lo abbiamo verificato su una casella Aruba reale, con ricevute vere.
• Gli allegati passano dall'antivirus prima di essere aperti e vengono conservati cifrati, come ogni documento dentro Sanovia.
• I messaggi in HTML si aprono in un riquadro isolato: niente script, immagini remote bloccate finché non premi «Mostra immagini». Una PEC di phishing travestita da ricevuta non può fare nulla dentro Sanovia.
• Cartelle e etichette sono quelle vere del tuo gestore. Sposti un messaggio in Sanovia e lo ritrovi spostato nella webmail. Cancellare è in due passi: prima nel cestino, poi definitivo.
• Sul telefono funziona come un'app di posta: lista, messaggio a tutto schermo, pulsante per scrivere.
• Struttura e medici separati: nel portale della clinica c'è la casella della società; nel portale del medico ci sono le sue. Nessuno vede quelle dell'altro. La segreteria non ha Posta, per scelta.

Le caselle che si collegano oggi

Le PEC hanno impostazioni già pronte per i gestori più diffusi: Aruba PEC, InfoCert Legalmail, Namirial, Poste Italiane. Scegli il gestore, inserisci indirizzo e password, Sanovia prova la connessione prima di salvare qualsiasi cosa. Se il gestore chiede una password dedicata ai programmi di posta, la procedura te lo dice e ti porta alla pagina giusta del gestore per generarla.

Si collega anche iCloud Mail (con la password per le app di Apple) e qualunque altra casella che esponga IMAP e SMTP, inserendo i parametri del tuo fornitore.

Gmail, Outlook.com e Microsoft 365 si collegano con il pulsante «Collega con Google» e «Collega con Microsoft», cioè con OAuth: non dai a Sanovia la password del tuo account, dai a Google o Microsoft il consenso a far leggere e inviare la posta a Sanovia, e lo revochi quando vuoi dalle impostazioni di sicurezza del tuo account. Google e Microsoft hanno tolto l'accesso con la sola password dai programmi di posta, e questa è la strada che loro stessi chiedono. Il collegamento OAuth è già costruito e provato; lo attiviamo a breve, non appena le due piattaforme completano la verifica dell'applicazione Sanovia. Fino ad allora i due pulsanti mostrano «in arrivo».

Come si collega una PEC, passo passo

Prendiamo la casella più diffusa, una PEC Aruba. Il collegamento dura un paio di minuti.

1. Apri Posta dal menu di Sanovia e premi «Collega una casella».
2. Scegli Aruba PEC. I server sono già impostati (ricezione `imaps.pec.aruba.it`, invio `smtps.pec.aruba.it`, entrambi cifrati): non devi cercarli in una guida.
3. Inserisci l'indirizzo PEC e la password. Attenzione: se sulla casella hai attivato la verifica in due passaggi, Aruba rifiuta la password della webmail nei programmi di posta e vuole una password dedicata ai client. Sanovia te lo dice lì e ti porta alla pagina giusta: Gestione account PEC su account.aruba.it, conferma con l'app Aruba PEC, Sicurezza, «Password per programmi di posta», Attiva, copia, incolla in Sanovia.

1. Sanovia prova la connessione prima di salvare: prima la ricezione, poi l'invio. Se la ricezione funziona e l'invio no, la casella viene collegata comunque in sola lettura, con un avviso e un pulsante «Riprova invio»; non perdi il lavoro fatto.
2. Parte la prima sincronizzazione: scarica gli ultimi messaggi (fino a duemila) e da lì in avanti controlla la casella ogni pochi minuti, prendendo solo le novità.

Con InfoCert Legalmail, Namirial e Poste i passaggi sono gli stessi, con i server già pronti. Cambia solo dove il gestore ti fa generare la password: Legalmail dalla webmail (Account, Gestisci account, Informazioni di accesso, Password), Namirial da Impostazioni, Sicurezza e dati di contatto, Client di posta, Poste dall'Area Riservata della casella («Password per accesso da client»). Per «Altra casella» inserisci tu server e porte del fornitore.

Come funziona, ogni giorno

Una volta collegata, la casella vive dentro Sanovia come in un normale programma di posta, con qualche differenza che conta.

Le ricevute PEC hanno un'etichetta. Quando mandi una PEC, il gestore ti risponde con due messaggi tecnici, l'accettazione e la consegna. Se qualcosa va storto arriva un errore di consegna o una mancata accettazione. Sanovia legge il tipo di ricevuta e lo trasforma in un'etichetta: accettazione, consegna, anomalia. In una lista di venti messaggi vedi a colpo d'occhio quale PEC non è arrivata. L'etichetta è un aiuto alla lettura, non una prova: quella resta la ricevuta firmata del gestore, che è lì sotto, intatta.

Gli allegati sono controllati. Un PDF o un XML allegato passa dall'antivirus prima di poter essere aperto, poi viene salvato cifrato. Un file sospetto non arriva mai sul tuo schermo.

Il messaggio non può fare danni. Il corpo in HTML si apre in un riquadro isolato, senza script e senza immagini remote finché non premi «Mostra immagini». È la difesa più semplice contro il phishing che imita le ricevute PEC o le comunicazioni dell'Agenzia.

Cartelle, etichette e cestino sono quelli veri. Sposti un messaggio in una cartella da Sanovia e lo ritrovi lì anche nella webmail. Cancelli in due tempi: prima nel cestino, poi definitivamente.

Sul telefono è un'app di posta: lista, messaggio a schermo intero, pulsante per scrivere una nuova mail.

Tre esempi da studio

Lo scarto della fattura elettronica. Emetti una fattura alla clinica con il modulo B2B incluso nel canone. Due giorni dopo lo SdI la scarta perché il codice destinatario era sbagliato: la notifica arriva sulla tua PEC. Senza Posta la scopri quando la clinica ti chiama a fine mese; con Posta la vedi nella stessa schermata del registro, con l'etichetta anomalia, e hai ancora i cinque giorni per rimandarla.

La fattura passiva del fornitore. Il laboratorio ti manda la fattura elettronica alla PEC perché non ha il tuo codice destinatario. La trovi in «Tutte le caselle» insieme al resto, con il file XML già passato dall'antivirus, e la giri al commercialista da lì.

La struttura e i suoi medici. Un poliambulatorio collega la PEC della società nel portale della clinica: la vede l'amministratore, non i medici dello studio. Ogni medico collega la propria PEC dal proprio portale: la vede lui, non la struttura e non la segreteria. Due domicili legali, due caselle, nessuna sovrapposizione.

Sanovia non è un gestore PEC, e non vuole esserlo

Il valore legale della PEC lo dà il gestore iscritto all'elenco AgID: le ricevute firmate, il registro dei log conservato trenta mesi, l'equivalenza con la raccomandata. Tutto questo resta al tuo gestore. Sanovia non riceve la posta al posto suo, non la conserva al posto suo, non emette ricevute.

È un programma di posta, come Outlook o Thunderbird, che vive dentro il gestionale. Se un giorno disconnetti la casella, Sanovia cancella la sua copia e la casella è esattamente dove era, con tutto dentro. Non c'è trasferimento, non c'è dipendenza.

Questa scelta ha un vantaggio pratico: non devi cambiare indirizzo. La PEC che l'Ordine ha in anagrafica, quella scritta sulle fatture, quella che i clienti conoscono, resta la stessa.

L'unica cosa che resta a te: la password

Qui conviene essere precisi, perché è l'unico punto in cui una casella collegata può smettere di funzionare.

I gestori PEC fanno scadere periodicamente la password dedicata ai programmi di posta: alcuni ogni pochi mesi, altri ogni trimestre, e Aruba la distingue da quella della webmail. Quando succede, il server rifiuta l'accesso e ogni programma di posta del mondo smette di scaricare. Sanovia non fa eccezione, e non può: la password è tua, del tuo gestore, e nessun software serio può rinnovarla al posto tuo.

Quello che Sanovia fa è non lasciartelo scoprire per caso:

1. Alla prima sincronizzazione rifiutata la casella viene messa in pausa, così il gestore non blocca l'account per tentativi ripetuti.
2. Ti arriva una sola email, con scritto quale casella si è fermata, il motivo più probabile e i passaggi del tuo gestore per generare la nuova password, con il link alla sua guida.
3. Un pulsante ti porta in Sanovia dove incolli la nuova password. La sincronizzazione riparte da dove si era fermata.
4. Nel frattempo non si perde niente: la posta è sul server del gestore, le ricevute restano nella sua webmail. Sanovia recupera tutto al riavvio.

Non ti riscriviamo ogni giorno. Un'email per interruzione, e basta.

Tutto il resto, la sincronizzazione ogni pochi minuti, le cartelle, l'antivirus sugli allegati, il riconoscimento delle ricevute, funziona da solo. La manutenzione che ti chiediamo è una password ogni tanto.

Dove stanno le credenziali, e chi le vede

Nessuno, Sanovia compresa. La password viene cifrata a riposo con una chiave derivata dal tuo account, lo stesso schema con cui Sanovia protegge le credenziali del Sistema Tessera Sanitaria, e viene usata solo per aprire la connessione al tuo gestore. Non compare mai nelle schermate, nei log o nelle tracce di audit: l'interfaccia ti dice solo se è impostata o no.

Il resto della posizione GDPR è quella di tutto Sanovia: titolare sei tu, Sanovia è responsabile del trattamento per contratto, i dati stanno in Unione Europea. La posta dello studio contiene dati di pazienti, e viene trattata con le stesse regole della cartella. Ne parliamo in GDPR nello studio medico: titolare, responsabile, e cosa firma il tuo gestionale.

E finché non colleghi una casella, Sanovia non parla con nessun server di posta. La funzione esiste; non fa un solo pacchetto verso Aruba o Google finché non lo decidi tu.

Perché adesso

Perché la PEC sta diventando il canale di servizio della fattura elettronica. Le ricevute dello SdI, gli scarti, le fatture passive senza codice destinatario, le comunicazioni dell'Agenzia: tutto passa da lì. Con la fatturazione B2B inclusa nel canone, avere la PEC accanto al registro delle fatture non è comodo. È il pezzo mancante.

Posta la stiamo attivando sui primi studi, con una PEC Aruba reale già collegata e funzionante. Quando è sul tuo account la trovi nel menu, e la prima volta l'app ti mostra come si collega una casella.

Prova Sanovia 30 giorni, senza carta

Agenda, cartella cifrata, fatture ai pazienti con Sistema TS, fatture B2B, promemoria WhatsApp e ora la posta dello studio: 39 € al mese, contratto mensile, disdici quando vuoi. I prezzi sono quelli della homepage.

Inizia la prova gratuita

Da leggere insieme: Fattura elettronica alla clinica: il medico non paga più un secondo programma · GDPR nello studio medico · Il DPA Art. 28 di Sanovia